Propuesta de Reglamento sobre la aceptación de documentos públicos emitidos en otro Estado miembro

La Comisión ha presentado una propuesta de Reglamento con el que se pretende la simplificación de formalidades para la aceptación de documentos públicos emitidos en otro Estado miembro. Se trata del documento COM(2013) 228 final (Bruselas, 24.4.2013), Propuesta de Reglamento del Parlamento Europeo y del Consejo por el que se facilita la libertad de circulación de los ciudadanos y de las empresas, simplificando la aceptación de determinados documentos públicos en la Unión Europea, y por el que se modifica el Reglamento (UE) nº 1024/2012.

En la primera parte del documento se justifica la necesidad de reglamentar esta cuestión. Así,en el ámbito de las libertades de circulación y de residencia, y en el de las libertades del mercado interior persiste un desfase entre las disposiciones legales vigentes y la realidad vivida por los ciudadanos y empresas que pretenden ejercer esos derechos en la práctica. Cuando ejercen estas libertades, por ejemplo optando por residir o desempeñar su actividad económica en otro Estado miembro, se enfrentan a una serie de dificultades a la hora de presentar los documentos públicos necesarios a las autoridades y conseguir que ese Estado miembro las acepte siguiendo una práctica contraria a la aplicada a sus propios nacionales y empresas. Todos estos documentos pretenden dar fe de los hechos registrados por una autoridad y en la mayoría de los casos se presentan para obtener acceso a un derecho, recibir un servicio o cumplir con una obligación. Los ciudadanos y las empresas deben someterse a engorrosos y desproporcionados trámites para demostrar su autenticidad en el otro Estado miembro, aun cuando son plenamente legales y no plantean ningún tipo de problema en el país de origen. Con el objeto de determinar su autenticidad y poderlos utilizar fuera del Estado miembro expedidor, hay que someterlos a determinados trámites administrativos, como la legalización y la Apostilla, confirmando la veracidad de la firma o la calidad en la que ha actuado el signatario de un documento. Otros trámites son la certificación de las copias y la exigencia de traducciones juradas.

La regulación de la legalización y de la Apostilla se contiene en diversas fuentes: legislaciones nacionales muy diferentes entre sí; convenios internacionales multilaterales o bilaterales, ratificados por un número variado y limitado de países, que resultan inadecuados a la hora de ofrecer las soluciones necesarias para la libre circulación de los ciudadanos europeos; y un Derecho de la UE fragmentado, que solo aborda limitados aspectos de las cuestiones planteadas. Todo ello desemboca en una falta de claridad y en un marco reglamentario que no ofrece la seguridad jurídica que las empresas y los ciudadanos europeos necesitan para hacer frente a cuestiones que inciden directamente en su vida cotidiana.

Los anteriores trámites requieren diligencias administrativas y conllevan tiempo y costes nada desdeñables que varían considerablemente de un Estado miembro a otro, no impidiendo, además, el fraude o la falsificación de los documentos públicos. Estamos, por tanto, ante mecanismos desfasados y desproporcionados para alcanzar los objetivos de seguridad jurídica que pretenden. 

Existen varios factores problemáticos que justifican la intervención de la UE:

• El aumento de la movilidad dentro de la UE de ciudadanos y empresas de la Unión que deben realizar los trámites definidos, con el desembolso y la pérdida de tiempo consiguientes.
• La discriminación indirecta de los nacionales de otros Estados miembros con respecto a los nacionales en situaciones transfronterizas.
• El fragmentado marco jurídico existente en el ámbito de la UE e internacional en lo que se refiere a la legalización, la Apostilla y la cooperación administrativa.
• Las deficiencias de la legislación de la UE y del Derecho internacional en lo referente a la circulación de documentos públicos.

Con esta propuesta se pretende simplificar los trámites administrativos definidos con el fin de facilitar y potenciar el ejercicio del derecho de libre circulación dentro de la UE, reafirmando al mismo tiempo el interés público general de asegurar la autenticidad de los documentos públicos. Concretamente, la propuesta pretende:

• Reducir las dificultades prácticas originadas por los trámites administrativos definidos, recortando concretamente las formalidades burocráticas, los costes y las demoras.
• Reducir los costes de traducción relacionados con la libertad de circulación de documentos públicos dentro de la UE.
• Simplificar el fragmentado marco jurídico que regula la circulación de documentos públicos entre Estados miembros.
• Asegurar un nivel más eficaz de detección del fraude y la falsificación de documentos públicos.
• Eliminar todo riesgo de discriminación entre ciudadanos y empresas de la UE.

Con la propuesta se racionalizan las reglas y los procedimientos actualmente aplicados entre Estados miembros para la verificación de la autenticidad de determinados documentos públicos y, al mismo tiempo, completa la legislación sectorial de la Unión, incluidas las disposiciones relativas a la circulación de documentos públicos específicos, aboliendo los requisitos de legalización y Apostilla y simplificando el uso de las copias y las traducciones. Se inspira en la legislación sectorial del UE y en los instrumentos internacionales pertinentes, y al mismo tiempo refuerza la confianza en los documentos públicos expedidos en otros Estados miembros de origen. Por otra parte, la propuesta no modifica –si bien la complementa– la legislación sectorial vigente de la Unión que contiene disposiciones sobre legalización o trámite similar, otros trámites o cooperación administrativa.

Documentos relacionados:

• Reglamento (UE) nº 1024/2012 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 25 de octubre de 2012, relativo a la cooperación administrativa a través del Sistema de Información del Mercado Interior y por el que se deroga la Decisión 2008/49/CE de la Comisión («Reglamento IMI») (véase la entrada del blog Conflictus Legum del día 14.11.2012.
• COM(2010) 747 final (Bruselas, 14.12.2010): Libro Verde - Menos trámites administrativos para los ciudadanos: promover la libre circulación de los documentos públicos y el reconocimiento de los efectos de los certificados de estado civil.